4 questions à se poser avant d’entreprendre un projet de digitalisation de sa direction juridique

4 questions à se poser avant d’entreprendre un projet de digitalisation de sa direction juridique

23 SEPTEMBRE 2019

Vous envisagez de digitaliser votre département juridique et vous ne savez pas par où commencer ? Vous êtes au bon endroit. Nous avons recensé pour vous les 4 grandes questions à se poser avant d’amorcer un projet de transformation digitale.


digitalisation-direction-juridique-Hyperlex

#1 Quel est le fonctionnement actuel de mon département juridique ?

Commencer par le commencement. Comment prétendre à la transformation des process existants, sans les avoir identifiés au préalable ? Avant tout, vous devez chercher à comprendre comment votre direction juridique fonctionne aujourd’hui, pour trouver comment elle fonctionnera demain.

Pour ce faire, réalisez un audit de l’existant, comprenant à la fois :

  • l’articulation stratégique du département juridique,
  • les pratiques de vos équipes et des opérationnels,
  • les outils utilisés.

Dans toute transformation digitale, ce ne sont pas les outils ou les innovations mises en place qui importent mais bien la transformation en elle-même. La digitalisation passe avant tout par une transformation des organisations . Etudiez, analysez et quantifiez leurs pratiques de vos collaborateurs pour comprendre comment ils travaillent et où il investissent le plus de leur temps d’expert.

Interrogez-vous et interrogez-les :

  • Comment s’articule la répartition des missions entre vos collaborateurs ?
  • Qui est décisionnaire sur les sujets innovation au sein de l’entreprise ?
  • Combien de personnes sont nécessaires pour réaliser cette tâche ?
  • Comment se déroule une semaine type au sein du département juridique ?
  • Avec quels opérationnels êtes-vous en interaction ? Pour réaliser quelles missions ?

A ce stade de la réflexion, l’objectif n’est pas encore de faire émerger des difficultés mais bien de cartographier l’existant et le fonctionnement actuel.

Pensez également à recenser les outils utilisés ainsi que leur application par les juristes. Ces outils sont les moyens, les solutions apportées en réponse aux difficultés quotidiennes des opérationnels. Ils viennent en renfort pour les soulager dans leur activité quotidienne.

Pour savoir ce qui va leur être nécessaire grâce aux innovations, il faut commencer par savoir ce qu’ils ont (ou n’ont pas) et comment ils les utilisent. Lister les outils, applications, dispositifs utilisés par la direction juridique pour travailler quotidiennement ainsi que leurs avis sur ces équipements. En sont-ils satisfaits ? Ces outils répondent-ils à leurs attentes ?

En résumé, cette première étape vous permet de dimensionner votre projet pour trouver une solution en cohérence avec l’intérêt et la stratégie de votre entreprise.

#2 Quelles sont les difficultés que rencontrent les juristes et les opérationnels ?

Une fois le fonctionnement de la direction juridique cartographié, c’est le moment d’identifier les difficultés qu’elle rencontre dans l’accomplissement de ses missions. A ce stade, l’objectif est de recenser tout ce qui est douloureux pour vos opérationnels, sans parler encore des solutions à mettre en place pour y remédier.

💡 LE CONSEIL DE L'EXPERT :
Pensez à recueillir les besoins de manière transverse. La direction juridique est le service qui a le plus d’interactions (achat, marketing, ressources humaines…) et ses décisions vont nécessairement impacter le reste de l'entreprise. Encouragez un fonctionnement horizontal en impliquant les juristes et les opérationnels de l’entreprise pour une solution en adéquation avec leur réalité.


A titre d'exemple, chez Rakuten France, les utilisateurs de la solution Hyperlex sont majoritairement des opérationnels : sur 30 utilisateurs, seulement 4 sont des juristes.


👉 Lire l'interview de Benjamin Moutte, Directeur Juridique chez Rakuten


Voici 2 méthodes pour identifier les difficultés de vos équipes :

  • Humanisez le débat : mettez en place des ateliers réunissant les professionnels impactés par ce changement pour leur permettre de faire remonter leurs difficultés quotidiennes. En choisissant cette méthode, vous devrez définir le périmètre de vos ateliers, un/des responsable/s ainsi qu’un/des ordre/s du jour pour éviter de vous éloigner du sujet principal.
  • Economisez du temps : utilisez des questionnaires ou interview à remplir en ligne et transmettez-les aux différentes équipes de votre entreprise. Vos collaborateurs peuvent avoir plus de facilité à faire remonter leurs difficultés en s’exprimant sous la forme indirecte, via un questionnaire, que face à toute leur équipe.

Choisissez la méthode en adéquation avec vos objectifs et en cohérence avec le temps que vous souhaitez allouer à cette étape. La finalité est simple ; identifier les besoins métiers et outils de vos opérationnels afin de simplifier et fluidifier vos processus tout en gagnant en productivité.

Guidez vos collaborateurs dans leur réflexion : voici un exemple de questions que vous pouvez soulever pour faire remonter les besoins de vos équipes

  • Quelles sont les priorités de votre département ?
  • Quelles sont vos contraintes (budgétaires, temporelles, réglementaires…) ?
  • Quelles sont les tâches les plus chronophages dans votre quotidien ? Pourquoi le sont-elles ?
  • Engagez-vous des stagiaires pour vous soulager dans vos missions, sur des tâches à faible valeur ajoutée ?
  • Comment estimez-vous votre degré de maturité digitale ?
  • Quel(s) outil(s) possédez-vous ? Les utilisez-vous ? Si non, pourquoi ?
  • Vous arrive-t-il de louper vos échéances contractuelles ?
  • Avez-vous du mal à retrouver l’information contenue dans vos contrats ?
  • Vos données sont-elles suffisamment protégées ?
  • Etes-vous régulièrement sollicités par vos collaborateurs ? Comment cela affecte votre efficacité ?
  • Collaborez-vous efficacement ? Avec votre direction et les départements externes ?

#3 Quel est l’objectif de la digitalisation de ma direction juridique ?

Le passage au numérique n’est pas un effet de mode mais bel et bien une véritable opportunité à saisir pour les entreprises. Cette transformation doit s’inscrire dans une réflexion stratégique globale pour répondre à des objectifs clairs et déterminés en amont. C’est pour cela qu’il est important au préalable de recenser les pratiques de l’entreprise, pour avoir une bonne connaissance de ses spécificités en plaçant l’humain au centre de la réflexion.

Impliquez votre hiérarchie à partir de cette étape, car ce sont les décisionnaires du projet. Désormais, vous pouvez aller voir votre direction avec quelques clés en mains, pour leur faire part des difficultés que rencontrent les opérationnels sur le terrain. Ils pourront ainsi définir avec vous les objectifs à obtenir dans cette conduite du changement.

Quelques exemples d'objectifs recensés chez nos clients :

  • Simplification du travail quotidien
  • Gain de temps et de productivité
  • Visibilité sur les engagements
  • Optimisation des performances
  • Avantage concurrentiel
  • Collaboration efficace

En fonction de l’objectif déterminé vous pourrez ainsi prioriser vos besoins par rapport à ceux qui apporteront le plus de bénéfice.

Votre objectif de transformation digitale ne répondra peut-être pas à toutes les difficultés soulevées par votre équipe. Définissez également, si vous souhaitez mettre en place une innovation dite “ponctuelle” ou une “culture de l’innovation”. Dans le premier cas, le projet ne transformera pas en profondeur votre organisation mais viendra simplement apporter des améliorations localisées. En revanche, si vous choisissez de mettre en place une culture de l’innovation, c’est une stratégie à part entière venant impacter tous les services de l’entreprise ainsi que les processus décisionnels.

Une fois tous ces éléments délimités, vous pourrez prioriser vos actions et être plus efficace dans votre recherche de solution.

#4 Quelle est la structure de mon projet : mes critères et mes équipes ?

Vous avez cartographié l’existant de votre direction juridique, soulevé les besoins de vos collaborateurs et défini l’objectif de cette transformation digitale. Désormais, il vous faut structurer votre projet en anticipant les changements à venir.

Une fois ces étapes validées par votre direction, vous allez devoir benchmarker les solutions proposées sur le marché pour trouver celle qui répond à vos besoins. Simplifiez-vous cette étape, en anticipant la démarche : fixez des critères de décision et définissez des rôles en interne. Cela peut vous sembler prématuré par rapport à l’état d’avancement de votre projet mais planifier votre organisation ne pourra que simplifier la suite de vos recherches.

A présent, vous pouvez établir une liste de critères à prendre en considération pour préparer votre benchmark.

Ces critères peuvent être définis par rapport aux besoins de vos équipes :

  • j’ai besoin de pouvoir collaborer plus facilement avec les opérationnels de l’entreprise en leur partageant l’accès à mes documents,
  • j’ai besoin de suivre mes engagements contractuels en mettant en place un système de rappels sur mes échéances (reconduction tacite, renouvellement…)
  • j’ai besoin d’un outil simple d’utilisation et ergonomique
  • j’ai besoin d’un outil capable de stocker l’intégralité de ma base contractuelle
  • j’ai besoin de pouvoir signer mes contrats électroniquement dans ma solution

Les critères peuvent également dépendre des contraintes définies par la direction :

  • la solution doit être en mode SaaS pour des questions de comptabilité
  • la solution doit s’actualiser régulièrement au gré des mises à jour produit
  • le coût de la solution doit être compris entre tel et tel montant
  • la solution doit être chiffrée et suffisamment sécurisée

En dehors des critères de sélection, vous pouvez également d’ores et déjà structurer votre projet. Comment ? En définissant en interne qui impulsera le projet et quelles seront les parties prenantes parmi vos équipes car, pour rappel :

Un projet de digitalisation,
c’est avant tout un projet humain.

Vous vous apprêtez à opérer un changement de tout l'écosystème à travers un projet qui s’inscrit dans la durée et qui bouleversera l’ensemble des process de votre entreprise. Il n’est jamais trop tôt pour se poser les bonnes questions et soulever les difficultés : n’ayez pas peur d’anticiper et de bousculer les habitudes.


Découvrez l’exemple de Rakuten France en téléchargeant notre business case :

Découvrez Hyperlex !

Découvrez comment nous pouvons transformer votre travail au quotidien.

Demander une démo
Obtenir la brochure