Pourquoi automatiser la gestion de vos contrats ?

29 OCTOBRE 2019

Avec la multiplication des legaltechs ces dernières années, la digitalisation du secteur juridique est au cœur des préoccupations des professionnels. Aussi nombreuses que prometteuses, ces solutions numériques soulèvent cependant quelques interrogations. La diversité de l’offre proposée et des technologies utilisées rend en effet le sujet complexe.

Robots, intelligence artificielle, algorithmes, data, dématérialisation… autant de termes à la fois fascinants et difficiles à appréhender, particulièrement lorsqu’il s’agit de les appliquer à une matière première aussi sensible que les contrats. Pour y voir plus clair, nous vous proposons de revenir à la raison d’être de cette vague numérique : quels sont les risques et les bénéfices de l’automatisation au service de la gestion de contrats ? Réponse dans cet article.


automatiser-gestion-contrat

Sommaire :

Les défis de la gestion de contrat

Commençons par situer le contexte dans lequel s’intègrent ces nouvelles technologies. Chaque contrat a un cycle de vie, qui s’étend de sa rédaction à son expiration en passant par toutes les phases de négociation, de validation et d’application. Une gestion réussie de ces contrats implique de maîtriser chaque étape du processus, tant par rapport aux engagements pris par l’entreprise que par rapport aux réglementations en vigueur.


Des volumes difficiles à traiter manuellement

Le suivi des contrats se complexifie à mesure que les volumes de documents s’accroissent. On compte en moyenne 20 000 à 40 000 contrats par entreprise (Fortune 1000)(1). Réussir à gérer de telles volumétries s’avère d’autant plus chronophage et risqué lorsque le processus est manuel. Par exemple, 52% des entreprises ne connaissent pas la date d’échéance de leurs contrats(2) : elles s’exposent au danger de subir des reconductions automatiques sur des contrats peu satisfaisants. Autre chiffre intéressant, environ 15% des contrats sont perdus(3), engendrant une perte d’information et donc de maîtrise des risques, qui peuvent s’avérer coûteux pour l’entreprise.


Des processus collaboratifs complexes

La gestion d’un contrat sollicite différentes équipes autour de la direction juridique. L’enjeu ici est double : il s’agit d’abord de faire adopter les bonnes pratiques de gestion contractuelle par les équipes opérationnelles, alors qu’un opérationnel sur deux(2) n’a pas reçu de formation juridique sur les principales clauses contractuelles.

Il s’agit également de réussir l’échange d’informations entre direction juridique et équipes opérationnelles dans un contexte de turnover croissant : la personne présente au début du projet n’est pas nécessairement la personne présente à la fin. Encore une fois, ce passage de relais peut entraîner une perte d’informations et de maîtrise des engagements pris.


Assurer la conformité à la réglementation

Pour ne rien arranger, toutes les 10 minutes dans le monde en moyenne, une réglementation change(4). Les conséquences ? Des heures de recherche au sein des contrats pour identifier les clauses concernées et assurer ainsi le maintien en conformité. Pour l’entreprise, c’est aussi un risque de voir le contrat se terminer en litige.

Pour pallier ces difficultés, les professionnels s’appuient de plus en plus sur les technologies.

L’automatisation dans le secteur juridique

Imaginez une armoire pleine de contrats. Ces contrats, vous les avez peut-être numérisés. Si tel est le cas, alors ils sont disponibles dans votre ordinateur au format pdf. Peut-être même avez-vous utilisé un logiciel bureautique simple tels que Word pour les rédiger et partager vos commentaires par email avec vos collaborateurs. Peut-être avez-vous aussi utilisé Excel pour recueillir les données propres à ces contrats et pouvoir les quantifier afin de les analyser plus tard... Ce sont là les débuts de la digitalisation du secteur juridique. Mais ces outils, quoique toujours très utiles, ont leurs limites. C’est là que l’automatisation intervient.


Qu’appelle-t-on automatisation ?

L’automatisation est l’exécution totale ou partielle de tâches techniques par des machines fonctionnant sans intervention humaine.

Dans la gestion de contrat, il s’agirait donc de confier à la machine certaines tâches, comme :

  • la saisie ou la recherche d’informations (ô combien chronophages),
  • ou bien la fluidification des processus d’approbation avant signature (fini les allers-retours email avec vos collaborateurs et le parapheur papier criblé d'annotations),
  • ou encore la création de rappels pour ne manquer aucune échéance (un sujet critique).

Ce sont des exemples d’application mais les possibilités offertes par l’automatisation sont en réalité aussi nombreuses qu’il existe de cas d’usage.


L’exemple de l’Intelligence artificielle : de la gestion à l’analyse de contrats

Au-delà des outils de gestion traditionnels, l’intelligence artificielle facilite l’analyse des contrats. Elle permet en effet de faire de vos contrats une base de données en soi.

Qu’est-ce que cela signifie ? L’IA est capable de récupérer les informations importantes directement dans les documents et même d’identifier les types de contrats. Dès lors, toutes ces données sont mises à disposition du juriste qui pourra les manier et les analyser aisément, sans perdre de temps à les recenser. En plus, les données évoluant avec vos contrats, ce système vous assure l’accès à une base de données toujours à jour.

Et après ? Les fonctions de recherche intelligente (pour retrouver tout type de contrat, de clauses ou d’information instantanément), les tableaux de bord statistiques (aidant la prise de décision) et les fiches de synthèse de chaque contrat (permettant d’identifier les informations clés en un coup d’œil)… sont quelques-unes des fonctionnalités permettant de tirer parti de votre base de données contractuelle.

Les bénéfices de l’automatisation au service de la gestion de contrats

Selon une étude du Cercle Montesquieu, les bénéfices attendus prioritairement par les directions juridiques dans la digitalisation de leur activité sont l’efficience et l’organisation du travail. L’accent est donc mis sur l’amélioration des performances et la simplification des tâches au quotidien. En matière de contrats, l’automatisation permet de :


#1 Maîtriser ses engagements contractuels

L’automatisation vous apporte plus de visibilité sur les informations contenues dans vos contrats grâce à l’identification automatique des données clés (comme la nature du document, les clauses, les dates, les montants, les parties…). Vous identifiez plus facilement les risques et les opportunités cachées dans vos contrats.

L’automatisation traduit également ces données en statistiques exploitables, utiles à la prise de décision. Désormais vous disposez de vos propres « KPI » mais aussi de visibilité sur la typologie et l’évolution de vos contrats !

On utilise aussi le tableau de bord statistique pour quantifier l’activité et emporter la conviction des décideurs, par exemple pour justifier un recrutement. Les chiffres, c’est ce qu’il y a de plus parlant.

Benjamin Moutte, Directeur Juridique de Rakuten France, client d’Hyperlex.
→   Lire l'interview

L’automatisation c’est aussi l’envoi de notifications de rappels qui vous permettent de ne plus manquer d’échéance. Les renouvellements tacites ne vous échappent plus.


#2 Gagner du temps dans la revue et l’analyse de ses contrats

L’automatisation vous épargne des heures de recherche et de saisie manuelle. Vous ne perdez plus temps en tâches fastidieuses et sans valeur ajoutée, vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier et mettre pleinement à profit votre expertise.

L’automatisation permet aussi d’accélérer les processus d’approbation avant signature. Ajoutez-y une surcouche de signature électronique et vous raccourcissez le temps nécessaire pour signer un accord. Vous limitez ainsi la perte d’opportunités et les allers et venues des opérationnels dans votre bureau…


#3 Simplifier l’organisation et optimiser la collaboration autour des contrats

En centralisant vos documents, vous disposez d’une base commune où il est facile de retrouver et de partager vos documents. L’encombrante armoire de contrats disparaît !

Des outils comme le clausier partagé ou les modèles de contrats vous permettent en outre de partager la connaissance et les bonnes pratiques contractuelles en interne.


#4 Moderniser l’image de la fonction juridique

Les directions juridiques ont transformé radicalement leur image ces dernières années comme acteur business et moderne. L’usage des nouvelles technologies et l’impact produit sur l’activité business de l’entreprise constituent de vrais atouts.

Profitez-en pour rayonner en interne : en vous appuyant sur vos nouveaux KPI, vous pouvez mieux rendre compte à votre hiérarchie, mais aussi donner plus de visibilité aux autres équipes sur votre valeur ajoutée pour l’entreprise. N’hésitez pas à parler d’intelligence artificielle - si vous en bénéficiez - pour renforcer votre image de « juriste augmenté » !

Vous souhaitez en savoir plus sur l’automatisation dans la gestion de contrat ?

Automatisation et fonctions juridiques : quels sont les risques ?

Si les avantages de l’automatisation sont maintenant établis, il n’en demeure pas moins quelques questionnements sur ses impacts et sa mise en place. Mais n’ayez crainte, nous y répondons ici.


Remplacer l’humain ?

Il n’en est pas question ! Si les nouvelles technologies sont parfois perçues comme une menace pour l’emploi, la démarche des legaltechs est tout autre. Ces solutions sont là « pour augmenter l’homme et pas pour le remplacer » déclare Alexandre Grux, co-fondateur et CEO d’Hyperlex. En effet, aucune technologie ne peut remplacer l’expertise métier d’un juriste. Les technologies sont des outils complémentaires destinés à soulager les professionnels des tâches rébarbatives, bien loin de leurs motivations premières lorsqu’ils faisaient leurs études de droit…


Faire confiance aux outils numériques ?

Utilisée depuis longtemps dans de nombreux secteurs comme le marketing ou les ventes, l’automatisation a fait ses preuves et apparaît aujourd’hui comme une solution fiable. Cela ne signifie pas pour autant qu’elle est infaillible. Elle permet avant tout de réduire la marge d’erreur liée au traitement manuel. « L’humain perd pied quand il y a beaucoup de données et que les tâches deviennent trop répétitives. Il y a perte de vigilance et le risque d’erreur devient très élevé. Le juridique est peuplé de petites tâches qui nécessitent une parfaite précision afin d’éviter le copié-collé de trop ou l’oubli d’une information clé » selon Alexandre Grux. La machine sait reproduire sans erreur des millions de tâches, sans fatigue et en seulement quelques minutes. Et si le doute persiste, sachez que l’humain aura toujours le dernier mot : chez Hyperlex par exemple, l’IA place systématiquement l’utilisateur en position de contrôle, en soumettant à sa validation les informations qu’elle identifie dans les contrats.


Mettre en place une legaltech, est-ce lourd ?

Les solutions en ligne (SaaS) bénéficient d’une mise en place rapide puisque sans prérequis technique. Concrètement, un login et un mot de passe suffisent à se connecter à l’outil. Généralement intuitives et ergonomiques, les interfaces sont d’ailleurs conçues pour optimiser l’expérience utilisateur et permettre une adoption rapide en interne. Cependant, tout projet de digitalisation nécessite d’être correctement préparé : cas d’usage, contrats à importer, compatibilité avec les autres logiciels de l’entreprise… autant de questions à se poser à l’heure du choix de votre legaltech.


La technologie va-t-elle bouleverser mes habitudes ?

Oui , certainement. Mais de manière positive, en facilitant et en valorisant votre travail quotidien. Les technologies ne sont pas faites pour dicter vos usages mais bien pour vous assister. La transition doit se faire progressivement.

Rappelez-vous que derrière les logiciels, il y a des hommes. Les legaltechs sont toujours à l'affût de vos remontées pour faire évoluer leurs outils de manière constante et vous proposer ainsi les meilleurs services - dans un monde en pleine accélération, c’est une question cruciale pour elles ! Leurs équipes sont là pour vous accompagner dans votre transformation digitale : conseils, tutoriels, retours d’expérience, démonstrations, support, prise en main… vous pouvez compter sur leur savoir-faire et leur écoute pour tirer le meilleur parti de vos outils numériques.


Quid de la sécurité de mes données ?

Dématérialiser ses contrats ne signifie pas nécessairement perdre en sécurité. Bien au contraire, la protection des données contractuelles est au cœur des priorités des legaltechs. Des standards de sécurité et de confidentialité existent. Stockage, chiffrement, hébergement, disponibilité, vigilance… parlez-en directement à votre legaltech !


Un logiciel, oui mais à quel coût ?

Le budget est sans doute l’un des freins les plus importants recensés dans les projets de digitalisation juridique. Pourtant, les legaltechs apportent un bon compromis entre le coût financier, beaucoup plus élevé, que représenterait un prestataire externe, et le coût temporel que nécessiterait la réalisation des différentes tâches en interne. On parlera donc plutôt de ratio coût/bénéfice et donc d’investissement. Songez aussi aux risques des renouvellements non désirés ou aux opportunités manquées qui pèsent sur le budget de l’entreprise. Une assistance technologique bien utilisée peut vous aider à les éviter et vous permettre de participer à la croissance de votre entreprise.

3 chiffres clés rendent compte des coûts liés à une gestion de contrats non maîtrisée :

  • Les entreprises perdent 100 milliards de dollars par an à cause de contrats mal gérés(3)
  • Le traitement et la revue d’un contrat standard coûtent en moyenne 6 900$(5)
  • 10%, c’est la perte du chiffre d’affaire en moyenne que peut entraîner la mauvaise gestion de ses contrats(6)

N’hésitez pas à mettre en avant ces arguments auprès de votre hiérarchie si vous envisagez un projet de digitalisation !

Pour en savoir plus, télécharger notre livre blanc "IA et contract management" :


(1) PwC
(2) Etude "Direction juridique et digitalisation", Deloitte Taj, 2019
(3) Groupe Aberdeen
(4) Thomson Reuters
(5) McKinsey & Company
(6) IACCM

Découvrez Hyperlex !

Découvrez comment nous pouvons transformer votre travail au quotidien.

Demander une démo
Obtenir la brochure