[Définition] Workflow de validation

16 OCTOBRE 2020

Les équipes étant de plus en plus mobiles et la volumétrie contractuelle augmentant sans cesse en entreprise, cela complique grandement le contrôle et le suivi des engagements. Les validations internes font intervenir de nombreux professionnels, ce qui peut ralentir et compliquer la contractualisation. Découvrez dans cet article comment les workflow de validation permettent de dématérialiser et d’automatiser les étapes d’approbation.

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Qu'est-ce que les workflow de validation ?

Les workflow de validation, aussi appelés circuits de validation, vont permettre de digitaliser les approbations internes ou externes.

Le contrat n’est plus une simple version figée. Les différents validateurs peuvent décider d’interrompre le processus à tout moment pour apporter des modifications et même refuser l’accord.

Comment fonctionne les workflow de validation ?

Les processus de validation peuvent concerner à la fois les contrats négociés et finalisés qui doivent être validés en interne mais aussi la relecture des conditions contractuelles par les experts qui donnent leur accord et/ou émettent des contre propositions.

En digitalisant vos demandes d’approbation vous pouvez mettre en place une validation séquentielle ou parallèle. Dans la validation séquentielle, le demandeur va définir l’ordre de validation. Si le premier validateur refuse le contrat, le suivant ne pourra pas apposer sa validation et ainsi de suite… Dans le cas de la validation parallèle, l’ordre d’approbation n’importe pas. S’il y a plusieurs validateurs, ils peuvent tous approuver le contrat indépendamment des approbations des autres.

Les workflow de validation permettent aussi d’automatiser les demandes. Il est possible de définir des circuits à l’avance lorsque le contrat dépasse un certain montant ou qu’il est spécifique aux acheteurs par exemple. L’expert de l’entreprise pourra fixer des conditions aux opérationnels pour assurer le respect des règles internes de l’entreprise. En un simple clic, l’opérationnel saura à qui il doit faire valider le contrat.

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