Pourquoi associer signature électronique et logiciel de gestion de contrats ?

11 JUIN 2020

La signature électronique fait aujourd’hui partie des outils technologiques incontournables lorsque l’on cherche à numériser ses processus de contractualisation. Elle ne rend pas seulement services aux juristes mais bien à tous les professionnels qui ont besoin de faire signer des contrats : les achats, les commerciaux, les ressources humaines, la finance… nombreux sont ceux qui y trouvent de la simplicité et de la rapidité. Mais saviez-vous que coupler signature électronique et solution de contract management offre d’autres avantages ? Voyons ce que cela signifie exactement et comment en tirer parti au quotidien.


esignature et gestion de contrats

De la signature papier à la signature électronique

La signature électronique permet de dématérialiser le processus de signature. Concrètement il s’agit de pouvoir signer un contrat sans avoir besoin de sa version papier. Dès lors, les parties peuvent se trouver à des milliers de kilomètres l’une de l’autre, il leur est possible de conclure un accord en seulement quelques clics. Le bénéfice est double : non seulement il devient possible de contractualiser à distance mais aussi de raccourcir les délais de signature en évitant l’acheminement postal, ou tout simplement l’impression et le scan d’un document qui transite par email.

Sur les entreprises employant 500 salariés et plus, 1 sur 2 a adopté un outil de signature électronique*

La question de la valeur légale revient souvent lorsqu’on l’on évoque cette innovation. Sur ce point, le Code civil est clair : la signature électronique a la même valeur légale que la signature manuscrite. Et elle est réglementée au niveau européen par le règlement eIDAS qui reconnaît trois niveaux de signature.

🔎 Pour en savoir plus : télécharger notre fiche pratique sur la signature électronique

Parapheur électronique : dématérialiser le processus de validation interne

Vous savez maintenant ce que représente la signature électronique mais connaissez-vous le “parapheur digital” - aussi appelé “workflow de validation” dans le jargon technologique ? Il s’agit tout simplement de dématérialiser les processus d’approbation interne du contrat avant de le faire signer. Sans outil technologique, là encore, la démarche peut être chronophage : le passage du parapheur papier entre plusieurs mains au sein de l’entreprise, les échanges emails multiples ou encore les modifications de version à l’origine de nombreux allers et retours… retardent d’autant la conclusion de l’accord. Pourtant, la bonne validation interne est une étape indispensable avant d’engager l’entreprise dans une nouvelle relation. Dans ce contexte, les workflows de validation viennent concilier la sécurisation des accords et la nécessité de s’adapter au rythme des affaires, toujours plus rapide.

En effet, ils permettent de garder constamment la trace du document au sein de votre logiciel de gestion de contrats : à tout moment, vous savez où en est le contrat, qui l’a validé ou l’a commenté et quelle est la version en cours. A tour de rôle, les différents protagonistes sont notifiés automatiquement par email. Certaines conditions peuvent aussi être ajoutées : par exemple, inclure une personne spécifique au processus d’approbation pour s’assurer que la délégation de pouvoir est respectée à partir d’un certain montant. Ces workflows conditionnels permettent donc d’automatiser et de sécuriser les processus selon certains critères

Outre la fiabilité apportée par ce traçage, la validation à distance fluidifie la collaboration et permet d’accélérer le processus. Où que se trouvent les différentes parties prenantes, il leur suffit d’un accès à leur espace en ligne sécurisé pour consulter le document, le commenter et le valider.

fiche-pratique-workflow

Pourquoi coupler signature électronique et logiciel de gestion de contrats ?

La signature est une étape centrale du cycle de vie de contrats. La rédaction, la négociation et la validation la précèdent, tandis que le suivi des obligations, le renouvellement et l’analyse lui succèdent. Ainsi, intégrer la signature électronique dans un logiciel permettant de gérer l’ensemble des processus contractuels fait sens : il s’agit de centraliser tous les flux de traitement du contrat ainsi que ses informations actualisées.

Avant signature

Certains logiciels de gestion de contrats proposent d’intégrer la signature électronique directement au workflow de validation. C’est le cas d’Hyperlex : une fois le contrat approuvé au sein de la solution, il suffit de lancer la demande de signature électronique pour que l’autre partie en soit informée par email. Elle pourra alors, sans besoin de s’inscrire, signer le contrat directement dans la plateforme de signature électronique (dans le cas d’Hyperlex, chez Docusign ou Hellosign).

Inutile d’importer, d’exporter ou d’archiver votre contrat dans d’autres environnements numériques de travail, ni même de l’imprimer pour le faire parvenir à votre partenaire… Ici, la démarche est simplifiée et l’information centralisée. Il suffit de quelques clics pour aller au bout du processus de contractualisation.

Le saviez-vous ?
En digitalisant également les étapes de rédaction et de négociation au sein de votre logiciel de gestion de contrats, vous accélérez d’autant les processus de contractualisation. Voici quelques exemples de fonctionnalités :

  • Les formulaires de demande de contrats autonomisent les collaborateurs tout en conservant le contrôle du service juridique. La chasse aux informations requises pour la rédaction disparaît et les échanges sont fluidifiés.
  • Le clausier commun permet au juriste d’ajouter en un clic des clauses déjà approuvées en interne et de garantir ainsi la conformité.
  • Durant la négociation, l’accès aux contrats précédemment exécutés et les fonctions de recherche avancée permettent de comparer les conditions négociées pour obtenir le meilleur accord.
  • La co-édition d’un même document permet de travailler sur l’élaboration du contrat à plusieurs, sans perdre les commentaires et les versions.

Après signature

Que se passe-t-il une fois le contrat signé ? Sans logiciel de gestion de contrat, toutes les parties reçoivent une copie du contrat par email. Charge à chacune de ranger le contrat dans le bon dossier et de noter les informations importantes à suivre durant l’exécution.

Avec une solution de gestion de contrat, le contrat signé se charge automatiquement au bon endroit dans votre logiciel et vous en êtes notifié. Une fois encore, l’information est centralisée.

Si votre logiciel exploite l’intelligence artificielle, vous n’avez pas besoin de saisir les informations clés que le contrat contient : la date de signature, le statut “signé”, les informations de l’autre partie, la date de fin, etc. l’ensemble des données importantes à suivre durant l’exécution sont déjà identifiées dans votre logiciel. Concrètement :

  • Elles apparaissent dans la fiche de synthèse du contrat : en un coup d’oeil, vous retrouvez tous les éléments importants, sans avoir besoin de parcourir l’intégralité du document.
  • Il ne vous reste plus qu’à programmer, en un clic, les rappels d’échéance sur les dates proposées afin de n’oublier aucune obligation - telle que la date de renouvellement par exemple !
  • Les informations clés contenues dans votre contrat sont également disponibles via le moteur de recherche qui vous aidera à retrouver tout document par la suite, selon de multiples critères (type, clause, date, partie, montant, droit applicable…).
  • Enfin le tableau de bord statistique vous permet de suivre l’activité contractuelle en temps réel - par exemple, le nombre de contrats signés à telle période, le nombre de contrats arrivant à échéance sous tel délai, etc.

Comment associer les deux technologies ?

Si vous avez déjà passé le cap de la signature électronique (généralement un abonnement suffit), sachez que les principaux acteurs du domaine ont déjà bâti des partenariats avec des logiciels de gestion de contrats. Par exemple, Docusign et Hellosign sont intégrés sans couture au sein de la solution Hyperlex. Si vous avez déjà un compte Docusign ou Hellosign, la connexion dans Hyperlex se fera donc instantanément. Nous pouvons même intégrer votre partenaire de signature électronique, quel qu’il soit, à votre demande.

Si en revanche vous n’avez pas encore trouvé chaussure à votre pied, nous vous recommandons de rechercher d’abord une solution tout-en-un. Un logiciel de gestion de contrat qui intègre la signature électronique vous permettra de simplifier d’emblée l’ensemble des processus contractuels de l’entreprise, tandis que la signature électronique seule, ne vous permettra d’optimiser qu’une seule étape du cycle de vie du contrat.

Bien sûr, s’équiper d’une solution globale nécessite un peu de réflexion pour bien cerner vos problématiques actuelles et vos besoins à venir, mais elle vous fera gagner un temps précieux à long terme. Les workflows de validation interne, les rappels d’échéance, l’accès centralisé et à distance à tous vos contrats... ne sont que quelques-uns des avantages apportés.

En synthèse : en intégrant la signature électronique à un logiciel de gestion de contrat, vous exploitez tout le potentiel des outils numériques au service de l’activité contractuelle de l’entreprise. Cette combinaison permet de sécuriser, d’accélérer et de simplifier les processus de contractualisation en amont, et de suivi en aval. Elle facilite la collaboration entre les différentes parties prenantes (en interne comme en externe) mais centralise aussi les données d’un bout à l’autre de la chaîne de traitement contractuel.

Vous souhaitez voir ces deux technologies en action ? Demandez une démonstration.

*Enquête menée par OpinionWaypour Oodrive en février 2020

Découvrez Hyperlex !

Découvrez comment nous pouvons transformer votre travail au quotidien.