Identifier rapidement vos reconductions tacites pour mieux maîtriser vos coûts

13 AOÛT 2020

52% des entreprises ne connaissent pas les dates d’échéances de leurs contrats* et elles sont encore plus nombreuses à laisser passer une reconduction tacite. Ce manque de visibilité est source de risques dans la mesure où l’entreprise perd l’opportunité de renégocier ses conditions contractuelles voire de dénoncer le contrat. Mais lorsque l’on gère des centaines voire des milliers de contrats en cours, il n’est pas toujours facile de suivre ses engagements. Dans cet article, nous vous présentons les méthodes et les outils pour vous y aider.

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Pourquoi connaître les dates d’échéance de vos contrats ?

Auditer vos dates d’échéance vous offre la possibilité de dénoncer ou de renégocier vos contrats au bon moment, plutôt que de subir des reconductions tacites. Cette opération vous apporte donc de la visibilité sur vos engagements afin d’activer les bons leviers d’économie, en particulier en période de crise !

Pour anticiper vos dates de fin, vous pouvez toujours les recenser à la main dans un tableau Excel. Charge à vous de les suivre par la suite afin de n’oublier aucune échéance… Cette opération manuelle est malheureusement chronophage car elle représente beaucoup de saisie d’informations. Si votre objectif est d’activer de nouvelles sources d’économies, alors vous devez pouvoir auditer vos contrats de manière rapide et fiable.

Comment auditer vos renouvellements tacites rapidement ?

C’est ici que l’intelligence artificielle entre en jeu : capable de reconnaître et d’extraire automatiquement les données clés de vos contrats, elle saisit à votre place ces informations dans un tableau Excel. Il ne vous reste plus qu’à analyser ces informations afin de prendre les bonnes décisions à temps. Avec ce type de technologie, votre audit est 6 fois plus rapide qu’une opération manuelle.

Quelques informations reconnues par l'IA :

  • parties
  • statut du contrat
  • date de prise d'effet
  • date d'expiration
  • date de tacite reconduction
  • préavis de résiliation
  • montant du contrat
  • délai de dénonciation
  • durée du contrat
  • ...

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Comment exploiter l’audit de vos dates d’échéances contractuelles ?

Si l'intelligence artificielle vous fait gagner du temps, elle ne remplace pas pour autant l'expertise du professionnel ! C'est à vous d'analyser la synthèse fournie par l'IA afin de prendre les bonnes décisions.

A partir de votre tableau Excel, vous pouvez par exemple classer vos engagements par date de dénonciation et repérer ainsi ceux qui se terminent à moins de 30 jours, à plus de 90 jours, etc. Vous pouvez aussi identifier ceux qui contiennent une clause spécifique, par exemple une clause de changement de contrôle ou de non concurrence. Vous pouvez encore trier vos contrats selon leur montant pour intervenir en priorité sur les plus élevés.

A vous de sélectionner les informations que vous souhaitez suivre afin d’agir sur ce qui est important pour vous.

Et après l’analyse de vos contrats ?

Utiliser une plateforme de gestion de contrats comme Hyperlex vous apporte un avantage supplémentaire : celui de pouvoir “oublier” les contrats que vous venez d’auditer. En effet, Hyperlex a déjà enregistré les dates, les durées et les conditions de renouvellement lors de l’audit. Notre plateforme les surveille donc pour vous en vous envoyant des rappels à l’approche de vos échéances.

Si vous décidez de résilier un contrat, alors vous pouvez mettre fin à votre relation en générant le courrier de résiliation et en utilisant la signature électronique directement au sein de la plateforme. Votre courrier est rangé dans votre espace Hyperlex, avec votre contrat dont le statut est mis à jour et archivé.

💡 Bon à savoir
Au-delà de la surveillance de vos dates d’échéances, imaginez ce qu’une technologie comme Hyperlex peut vous permettre de faire : l’IA vous aide à auditer vos contrats sur un grand nombre de clauses et d’informations en cas de changement réglementaire (comme la RGPD ou l’IFRS 16), conjoncturel (comme les cas de force majeure durant la crise du Covid-19) ou encore lors d’une opération financière importante (M&A). Elle vous apporte une visibilité 360° sur vos engagements pour vous aider à maîtriser les risques juridiques et financiers.

Vous souhaitez en savoir plus sur l’audit des renouvellements tacites ?

*Etude "Direction juridique et digitalisation", Deloitte Taj, 2019

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