Pourquoi auditer vos contrats à l’aide de la technologie en temps de crise ?

22 AVRIL 2020

En période de crise sanitaire, la poursuite des relations clients et fournisseurs est au coeur des préoccupations des entreprises. En effet, qu’arrive-t-il lorsque les obligations ne peuvent plus être honorées ? Interruption des livraisons, annulation de commandes, fermeture d’établissements... les cas qui remettent en question la bonne exécution du contrat sont nombreux.

Continuer à gérer vos contrats à distance est donc utile, mais il est plus important encore de pouvoir les analyser rapidement , par exemple à l’aide d’un audit flash, pour réagir à l’urgence et anticiper la reprise. Voyons en quoi l’usage de la technologie dans l’audit de contrats peut vous aider à rebondir.


audit contrat technologie

Audit flash : se concentrer sur l’essentiel

Parmi les différentes méthodes utilisées pour analyser ses contrats, il en existe une permettant de réaliser une évaluation rapide d’une situation donnée.

Dans le cas de la pandémie de coronavirus, les conséquences des mesures gouvernementales sur les relations des entreprises avec leurs partenaires concernent avant tout certains aspects du contrat. Selon votre stratégie, qu’elle vise la renégociation, la suspension ou la résiliation du contrat, vous chercherez à utiliser les mécanismes juridiques d’exonération de responsabilité. Pour ce faire, lors de l’analyse de vos contrats, vous aurez par exemple besoin d’identifier :

  • la présence des clauses de force majeure ou d’imprévision ;
  • les cas d’ouverture des clauses de résiliation anticipée ;
  • la date de signature du contrat ;
  • le droit applicable ;
  • les pénalités en cas d’inexécution du contrat ;
  • la durée restant à courir ;
  • ...

Dans cet exemple, auditer l’intégralité du document constitue une perte de temps, en particulier lorsque vous devez revoir des centaines de contrats. En revanche, vous avez besoin d’identifier les éléments utiles au plus vite afin de répondre aux impacts de la situation actuelle. L’audit flash se concentre uniquement sur ces éléments. Il vous permet donc de réaliser un diagnostic rapide de vos contrats en cours, au regard du Covid-19.

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Ce mécanisme peut être utilisé dans bien des cas, qu’il s’agisse d’une évolution réglementaire ou d’une actualité importante. Par exemple, le RGPD, l’IFRS, le Brexit, constituent des cas dans lesquels un audit flash pourra vous être utile.

Pour simplifier et accélérer cette tâche encore davantage, la technologie est une aide précieuse. Voyons comment.

En quoi l’automatisation peut vous aider à réaliser l’audit de vos contrats ?

La revue de vos contrats, qu’elle se focalise seulement sur certains éléments ou qu’elle concerne l’intégralité du document, peut s’accomplir de façon manuelle ou s’appuyer sur la technologie.

Si l’analyse juridique des éléments concernés nécessite l’expertise humaine, en revanche leur identification peut très bien se faire de manière automatisée, c’est à dire par une machine. L’intérêt ? Gagner des heures précieuses ! Au lieu de passer beaucoup de temps à parcourir les documents à la recherche des informations ciblées, vous laissez travailler la technologie qui accomplira ce travail pour vous, plus rapidement et sans omettre de détail.

La fiabilité des résultats trouvés s’appuie sur l’Intelligence Artificielle. Chez Hyperlex, nous avons par exemple développé une IA spécialisée dans la compréhension des contrats : types de document, clauses et concepts juridiques sont identifiés, quelles que soient la formulation ou la langue de rédaction. Il s’agit d’une compréhension basée sur le NLP (natural language processing) qui décode les dimensions syntaxique, grammaticale et sémantique, permettant à la machine de comprendre le sens au-delà des simples mots-clés.

Dans le cas du Covid-19, un audit flash appuyé sur l’Intelligence Artificielle vous permet d’analyser tous vos contrats très rapidement en fonction des critères mentionnés plus haut ou selon des critères propres à votre activité. Chez Hyperlex, ces résultats vous sont livrés sous forme de tableau excel : chaque ligne représente un contrat et chaque colonne un critère. Ce format de synthèse catégorise donc vos documents et vous donne une visibilité à la fois globale et précise sur la question des impacts de la crise sanitaire dans vos contrats : à partir de là, vous pouvez mener une analyse juridique et prendre les décisions les plus judicieuses pour sécuriser vos relations contractuelles.

Audit flash de contrats et technologie : une combinaison gagnante

En résumé, la réalisation d’un audit flash de vos contrats vous permet de concentrer vos efforts sur des éléments particuliers afin de pouvoir poser un diagnostic rapide.

Associé à une technologie d’Intelligence Artificielle, qui identifie pour vous les éléments clés et les catégorise dans des délais très courts :

  • non seulement vous dégagez plus de temps pour la stratégie et l’analyse juridique,
  • mais vous réduisez aussi les risques d'oublis et d'erreurs, présents lorsqu'il y a de grands volumes documentaires à parcourir, en vous appuyant sur des algorithmes qui passeront au crible l’intégralité du contenu de vos documents.

Enfin, ce type de technologie vous permet de réaliser des économies en répartissant mieux votre budget selon la phase de l’audit. La phase d’extraction et de classement des informations à l’aide de la technologie vous coûte moins cher (chez Hyperlex, 8,99€ /document). En sollicitant ensuite un avocat pour exploiter ces résultats, vous concentrez votre budget sur les prestations à forte valeur ajoutée comme l’analyse juridique et le conseil stratégique.

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