Pourquoi votre agenda ne peut pas gérer vos contrats…

6 NOVEMBRE 2020

Quels que soient les services de l’entreprise, tous sont concernés par le suivi contractuel et notamment par la maîtrise de leurs engagements. Bien connues au moment de la signature, les obligations sont autant de sources de risques facilement oubliées par la suite, durant l’exécution du contrat. Tacite reconduction, clause de résiliation, préavis de reconduction… autant d’éléments indispensables au bon fonctionnement de la relation contractuelle qu’il faudra anticiper. Mais comment le faire ? Inscrire manuellement toutes les dates contractuelles clés dans son agenda ? Il y a une autre solution. Nous vous la présentons dans cet article.

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L’indispensable suivi de ses échéances contractuelles

52% des entreprises ne connaissent pas la date d’échéance de leurs contrats, selon une étude Deloitte Taj de 2019. Un chiffre qui inquiète… En effet, c’est presque une entreprise sur deux qui n’a pas de visibilité sur l’issue de ses relations commerciales. Les conséquences ? L’oubli de résiliation des reconductions tacites, le manquement des préavis contractuels l’impossibilité de renégocier ses conditions (pourtant source d’économie ou d’upsell) ou encore la rupture brutale des relations commerciales établies, qui pour rappel, est la deuxième source de contentieux pour les entreprises.

Ce sont autant le risque financier que la saisie de nouvelles opportunités commerciales qui sont ici en jeu. Un simple oubli peut entraîner des conséquences économiques importantes.

L’absence de visibilité sur ses engagements contractuels est également un obstacle à la mise en place d’une politique contractuelle. Sans coordination et suivi des contrats, il est impossible de mettre en place un cadre et une standardisation des process. Quel impact ? Une collaboration interne qui manque de fluidité et de lisibilité des actions, ainsi qu’une vraie perte de temps pour les équipes, notamment juridiques.

Une bonne connaissance de ses engagements et prérogatives contractuelles permet aussi de dénoncer ou de renégocier vos contrats au bon moment. Plus que jamais en période de crise, il est nécessaire d’activer les leviers économiques disponibles pour augmenter son pouvoir de négociation.

👉 A lire aussi : Identifier rapidement vos reconductions tacites pour mieux maîtriser vos coûts

L’identification de ses dates clés par l’intelligence artificielle

Afin d’anticiper les contentieux et de reprendre le contrôle sur vos engagements, vous pouvez recenser manuellement toutes vos dates clés (préavis, renonciation, résiliation, reconduction tacite, etc.) et les inscrire dans votre agenda pour en avoir le rappel au moment de l’échéance. Malheureusement, maintenir à jour un agenda à la main est une opération chronophage et une erreur est vite survenue. La rigueur imposée par cette manoeuvre peut s’avérer décourageante...

Pour que le suivi et le contrôle de vos engagements soient efficaces vous devez pouvoir compter sur un outil fiable et dédié à la gestion contractuelle. C’est à ce moment là que l’intelligence artificielle vient à la rescousse. Capable de reconnaître automatiquement les dates contractuelles importantes, elle les identifiera et vous proposera de mettre en place des rappels sur ces échéances.

Exemple : L’intelligence artificielle identifie la date d’expiration de votre contrat d’achat au 31 décembre 2020. Elle vous propose de mettre en place un rappel sur cette date pour que vous et/ou vos collaborateurs (et même des équipes) reçoivent des notifications par email au moment de l’échéance.

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Ainsi, en quelques clics, vous anticipez vos rappels qui sont fixés automatiquement et qui ont l’avantage d’être collaboratifs. Vous pouvez prévenir toutes les personnes concernées par cette échéance et ne plus être pris au dépourvu face à un contrat qui arrive à terme.

Vous assurez également la sécurité et la fiabilité de votre gestion contractuelle. Plus d’erreurs manuelles ou de risque de dysfonctionnement de votre agenda, vos suivis contractuels sont désormais sous contrôle.

Les rappels automatiques constituent la fonctionnalité qui m’aide au jour le jour. Au lieu de préparer des emails aux opérationnels ou de penser à contrôler mes tableaux de suivi pour anticiper les échéances, tous ces éléments sont déjà préconfigurés, ce qui m’apporte à la fois un vrai gain de temps et de la sérénité dans le suivi.
Jean-Baptiste Faverjon, Legal Affairs Associate, laboratoires Fill-Med

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