Un logiciel de gestion de contrats pour toutes vos équipes

04 JUIN 2020

Le logiciel de gestion de contrats est un outil capable de réunir vos équipes juridiques, commerciales, achats, finances et RH au même endroit et de répondre à leurs besoins. Autonomie, gain de temps, collaboration renforcée et sécurité assurée, autant d’avantages qui font du logiciel de gestion contractuelle l’outil indispensable de l’entreprise. Découvrez dans cet article pourquoi votre entreprise en a besoin et quels sont les défis contractuels de chacun de vos collaborateurs.


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Le logiciel de gestion de contrats : outil indispensable à l’entreprise

Les contrats sont les piliers de l’entreprise. Ils sont le moyen de gérer les risques, d’assurer la conformité légale et réglementaire ou encore de construire des relations commerciales durables. Peu importe la taille ou l’activité de l’entreprise, les contrats représentant des actifs précieux à ne pas négliger. Selon l’IACCM, la mauvaise gestion de ses contrats pourrait entraîner une perte de 10% du chiffre d’affaires de l’entreprise.

De plus, le contrat est un support évolutif amené à “vivre” des modifications au cours de son cycle de vie. Il ne suffit pas de signer son contrat et de le ranger aux archives. Le contrat doit être géré activement du début à la fin pour s’assurer de son efficacité.

Un logiciel de gestion de contrats va permettre aux entreprises de suivre leurs contrats en permanence et d’optimiser chaque étape de leur cycle de vie. Comment faire face aux volumes documentaires tout en ayant connaissance des informations clés présentes à l’intérieur ? Manuellement, cette opération est quasi impossible. D’ailleurs, selon une étude du cabinet Deloitte Taj, 52% des entreprises ne connaissent pas la date d’échéance de leurs contrats.
En s’équipant d’un outil de gestion de contrats, l’entreprise :

  • obtient une meilleure visibilité sur ses engagements et s’évite ainsi des pertes financières,
  • gagne du temps par la rationalisation des tâches à faible valeur ajoutée,
  • accélère les cycles de vente et contribue à l’augmentation des résultats.

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Si la pertinence d’un logiciel de gestion de contrats n’est, à ce stade, plus à prouver, il faut revenir sur son utilisation et plus précisément sur ses utilisateurs. Quand on pense contrats, on pense premièrement aux juristes et certains sont tentés de conclure que ces logiciels ne sont réservés qu’aux professionnels du droit. C’est faux. En allant même plus loin, nous pouvons affirmer que le logiciel de gestion de contrats trouve sa pertinence et son efficacité dans l’utilisation multiple, par les différentes équipes. Le contrat est un objet transverse, qui n’est pas réservé aux juristes :

  • les commerciaux l’utilisent pour contractualiser avec de nouveaux clients ou partenaires,
  • les acheteurs l’utilisent aussi pour étudier les conditions de leurs fournisseurs avant signature,
  • les financiers l’utilisent encore pour auditer les risques contractuels.

Cette liste non-exhaustive démontre que le contrat est un objet qui circule entre les différents services de l’entreprise. C’est aussi cet aspect que vient faciliter le logiciel de gestion de contrats : la collaboration. Si chaque acteur a besoin des contrats pour l’activité de son département, cela ne fonctionne pas en silo. Les équipes ont besoin des unes et des autres car elles travaillent sur des projets communs et quoi de mieux pour faciliter cette gestion qu’un logiciel regroupant tous les documents et les équipes au même endroit ?

Un outil pour tous répondant aux besoins de chacun

S’ils sont nombreux à être concernés par le logiciel de gestion de contrats, ils ont des usages différents en fonction de leurs objectifs. Analysons équipe par équipe, ce que permet le logiciel.


→   L’équipe juridique

La direction juridique est au coeur de l’utilisation de l’outil. Cela lui permet en premier lieu de mettre fin à ses pratiques manuelles. Plus besoin de classeurs, parapheurs, feuilles de calculs et suivi des e-mails, désormais l’information est centralisée. Ainsi, les juristes accèdent facilement aux données contractuelles et ont une connaissance globale de leurs engagements. En cas d’évolution légale ou de changement réglementaire interne, les juristes retrouvent en un clic les dispositions contractuelles concernées et peuvent facilement procéder aux modifications.

L’outil de gestion de contrats positionne le juriste comme un véritable business partner. Avec un outil, tout va plus vite. L’historique contractuel est conservé, ce qui fluidifie la circulation d’informations. Les interlocuteurs métiers peuvent demander la validation et la signature des équipes juridiques en quelques clics grâce aux circuits d’approbation et à la signature électronique. Aujourd’hui, le conseil juridique ne suffit plus. Il faut s’adapter aux besoins de l’entreprise pour apporter une expérience de contractualisation moderne, fluide et sécurisée.


→   L’équipe commerciale

Selon une étude menée par Docusign, 55% des directions commerciales trouvent que l’étape de la contractualisation dans le process de vente demande trop de temps. Les allers et retours entre juristes et commerciaux sont encore nombreux et entravent une réalisation des ventes rapide. De plus, sans accès aux outils de gestion de contrats, les commerciaux manquent de visibilité : difficulté à trouver la donnée contractuelle, absence de suivi sur les différentes versions des documents, manquement des dates de renouvellement ou autre opportunité commerciale…

Par conséquent, le logiciel de gestion de contrats va permettre aux équipes commerciales de suivre l’intégralité du cycle de vie des contrats et ainsi réduire les délais de contractualisation et les risques. Grâce à la base de données collaborative, ils auront accès à l’ensemble des contrats à jour, ainsi qu’à l’historique des différentes versions.

En tout autonomie et en quelques clics, le commercial peut générer son contrat en s’appuyant sur les modèles proposés par son équipe juridique et lui soumettre à validation grâce aux workflow. Le savoir-faire contractuel de l’entreprise est pérennisé et la conformité assurée. De plus, il ne risque plus de manquer ses échéances grâce aux fonctions de rappels. Il reçoit des alertes par e-mail, lui permettant de tirer parti des renégociations.

Le point bonus pour les équipes commerciales ? Quand l’outil de gestion de contrats s’intègre à leurs outils quotidiens comme Salesforce. C’est le cas d’Hyperlex qui s’intègre aux autres logiciels (GED, ERP, CRM, signature électronique…) ce qui permet de connecter les informations sans avoir besoin de les ressaisir. L’import et l’export des données contractuelle est ainsi facilitée.

→   L’équipe achat

Les acheteurs ont besoin de pouvoir demander rapidement l'approbation des autres parties prenantes de l’entreprise, comme la direction juridique ou la direction financière, pour contractualiser avec leurs fournisseurs. Dépourvus de logiciel de gestion de contrats, ils sont soumis aux échanges d’e-mail, documents perdus ou encore aux retards pouvant leur faire manquer une opportunité de remise.

Avec un logiciel de gestion de contrats, l’acheteur est autonome et gagne en rapidité. Il peut accéder aux contrats et clauses standards sans l’aide de la direction juridique et lui soumettre à validation par la suite. Tout est centralisé au même endroit, ce qui fluidifie les interactions entre les équipes. La contractualisation avec les fournisseurs est accélérée et les engagements sécurisés, grâce à la programmation de rappel (sur les délais de paiement par exemple). L’acheteur participe à la création de valeur pour l’entreprise en comparant facilement les conditions d’achat accordées aux fournisseurs permettant ainsi de renforcer son pouvoir de négociation lors des futures transactions.


→   L’équipe finance

La direction financière est responsable de la gestion des risques et de la surveillance des coûts de l’entreprise. Il est nécessaire pour son activité d’avoir une visibilité sur les contrats. Sans accès à un outil de gestion de contrats, l’information est décentralisée, ce qui complique considérablement son suivi. De plus, une mauvaise information financière entraîne des risques concernant la performance de l’entreprise.

L’outil de gestion de contrats va permettre aux financiers de suivre facilement l’ensemble des obligations de l’entreprise en garantissant la conformité et la bonne approbation du contrat. Avec les reporting actualisés, l’information est accessible en un clic pour piloter facilement l’activité contractuelle.


→   L’équipe RH

La direction des ressources humaines peut générer, gérer, valider et signer tous les contrats de travail de l’entreprise au sein d’une plateforme unique. Gain de temps dans les tâches administratives, accès centralisé aux contrats, meilleure maîtrise des évolutions réglementaires en matière de droit du travail… autant de bénéfices apportés aux équipes RH par le logiciel de gestion de contrats.

Une collaboration renforcée autour des contrats de l'entreprise

L’outil de gestion de contrats s’adapte aux spécificités de chaque département de l'entreprise et permet surtout de renforcer la collaboration entre les équipes internes. Juristes, acheteurs, financiers et commerciaux interagissent quotidiennement pour assurer la continuité de l’activité. A l’heure où les échanges sont plus que jamais dématérialisés et tendent à le rester (au moins en partie), il est bon de pouvoir compter sur un outil réunissant toutes les équipes et permettant à chacun d’exercer ses missions.


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