Pourquoi Excel ne peut pas entièrement gérer vos contrats…

08 OCTOBRE 2020

L’outil phare de gestion contractuelle en entreprise ? Excel. Qu’il s’agisse du célèbre logiciel de la suite Microsoft ou encore de Google Sheet pour les utilisateurs du cloud, ces tableurs ne sont pourtant pas conçus pour gérer des contrats... Dès qu’il s’agit de suivre son cycle contractuel ou d’automatiser ses rappels d’échéances, Excel s’avère limité. En 2020, n’est-ce pas le moment de passer à un outil dédié à la gestion de contrats permettant d’exploiter pleinement le potentiel de ses engagements ?

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Comment Excel peut-être utilisé pour gérer les contrats ?

Les contrats sont des objets complexes. Ils font intervenir de nombreuses parties et impliquent la présence de différentes clauses et obligations. En effet, les contrats sont réglementés et chaque détail compte, au risque d’entraîner des conséquences économiques, et même judiciaires pour l’entreprise. Il faut donc réussir à organiser sa gestion contractuelle pour veiller à la bonne réalisation des engagements.

Les fonctions de tableur d’Excel centralisent la vision des contrats et posent un suivi manuel. Les tableaux permettent d’obtenir une vision synthétique du contrat pour en faciliter le contrôle. Les experts juridiques ou les acheteurs peuvent organiser les cellules de sorte à classer les informations : dénominations sociales, dates de sorties anticipées du contrat, montant du contrat, clause de confidentialité… Ainsi, le tableau centralise les dates clés du contrat et les obligations attachées à ces dates.

Il est fréquent qu’une fois signé, le contrat soit délaissé. Une erreur quand on connaît les conséquences d’une mise en jeu de la responsabilité d’une entreprise en cas de manquement à ses obligations contractuelles.

Les limites d’Excel pour la gestion contractuelle ? Tout d’abord, les informations sont inscrites manuellement, une mission chronophage et, naturellement, source d’erreurs. De plus, l’outil est statique. Il faut penser à mettre à jour régulièrement les informations pour tirer de réels bénéfices de cette centralisation. L’outil présentera rapidement ses limites lorsqu’il s’agira d’avertir l’expert de ses échéances contractuelles par exemple. Sauf à renseigner toutes les dates clés dans votre agenda, Excel ne permet pas de programmer des rappels automatiquement.

Avant Hyperlex, j’utilisais des tableaux Excel pour suivre tous les contrats : un tableau pour les contrats de distribution, un tableau pour les baux, etc. Le suivi quotidien des échéances, et plus largement des informations importantes, était complexe. Il fallait penser à contrôler tous les tableaux chaque jour, n’oublier aucune deadline, anticiper les emails d’alerte aux opérationnels… Maintenir ces fichiers me prenait beaucoup de temps. Je cherchais un outil qui me permette de gagner du temps au quotidien tout en garantissant la fiabilité du suivi.

Jean-Baptiste Faverjon, Legal Affairs Associate au laboratoire Fill-Med

Au-delà d'Excel : vers un suivi contractuel dynamique

Choisir Excel pour gérer sa base de données contractuelle peut sembler être une bonne idée au départ. L’outil de tableur a l’avantage d’être peu coûteux pour l’entreprise et les collaborateurs sont, la plupart du temps, déjà familiers avec l’outil. Mais sur le long terme, ce choix peut s’avérer bien plus coûteux et contraignant. Dès que la volumétrie de contrats à gérer annuellement deviendra plus importante, l’outil présentera ses limites en terme de suivi actualisé, de collaboration, et même de sécurité.

Choisir un logiciel spécialisé dans la gestion de contrats à la place d’Excel, c’est offrir à ses équipes :

  • Une centralisation de l’information contractuelle actualisée
  • Des possibilités de recherche intelligente et multi-critères
  • Un suivi des engagements
  • Une sécurité renforcée

→ Centralisation contractuelle

Excel ne permet pas de stocker l’ensemble de vos informations contractuelles et c’est normal, car ce n’est pas sa fonction. Avec cette organisation, vous pouvez vous retrouver face à des documents stockés dans différents emplacements, parfois sans cohérence, et il arrivera même que vos documents soient tout simplement inaccessibles… En effet, il se peut qu’une seule personne ait accès au contrat s’il est stocké dans son ordinateur et dans ce cas, toute perspective de collaboration devient impossible. Les avenants se retrouvent également éparpillés sur les différents outils de stockage (serveur, clé USB, archive…), ne permettant pas de maintenir un historique et un suivi contractuel actualisé. Ce risque est d’autant plus important à l’ère des équipes mobiles, en télétravail ou susceptibles de changer d’entreprise…

Avec un logiciel de gestion de contrats, tous les documents sont centralisés au même endroit, dans un espace de stockage unique et sécurisé. Ils sont classés selon la nomenclature de votre entreprise (par pays, business unit, typologies de contrats...) et accessibles à vos collaborateurs. Vous pouvez également définir les droits d’accès sur les différents dossiers et/ou documents, en lecture et/ou en écriture pour ainsi sécuriser vos données contractuelles.

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Quelles différences avec un drive classique ? L'accessibilité à vos données contractuelles en un clic, la notification de vos échéances par email… Lisez la suite de cet article pour le découvrir !

→ Recherche intelligente

Il va sans dire que sans outil de stockage centralisé, il est compliqué de rechercher une information sur l’un de ses contrats. Les fichiers Excel peuvent être nombreux, contenir des centaines de cellules et la fonction “Ctrl+F” ne suffira pas à retrouver votre document.

Si vous souhaitez aller plus loin et retrouver facilement les contrats conclus avec votre prestataire, l’acquisition d’un logiciel spécialisé vous le permettra. En quelques clics, vous pourrez définir tous vos critères de recherche (date, durée, montant, langues) et l’intelligence artificielle se chargera d’analyser l’ensemble de votre base pour vous livrer le résultat. Les technologies d’analyse de contrats, sont capables de reconnaître vos éléments clés, ce qui vous permet grâce à la barre de recherche, de cumuler les critères contractuels pour retrouver votre information, et même en exporter le résultat si besoin.

→ Suivi des engagements

Avec un outil de gestion et d’analyse de contrat, vos dates sont automatiquement identifiées par la technologie qui vous propose d’ajouter des rappels dessus. Choisissez les deadlines importantes pour votre activité et votre entreprise, notifiez également vos collaborateurs sur ces jalons et le tour est joué. L’outil se charge de vous envoyer des rappels par email, à la fréquence que vous souhaitez. Ainsi, vous ne passez plus à côté de vos engagements contractuels et vous assurez un suivi de votre base.

“Les rappels automatiques constituent la fonctionnalité qui m’aide au jour le jour. Au lieu de préparer des emails aux opérationnels pour anticiper les échéances, tous ces éléments sont déjà préconfigurés, ce qui m’apporte à la fois un vrai gain de temps et de la sérénité dans le suivi.”
Jean-Baptiste Faverjon, Legal Affairs Associate au laboratoire Fill-Med

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→ Conformité et sécurité contractuelle

Définir des conditions de sécurité dans Excel ? Difficile. Grâce à un logiciel de gestion de contrats, les droits d’accès sont finalement établis entre les équipes et les différents membres pour éviter les mauvaises surprises… De plus, vous pouvez faire valider et signer le contrat par les personnes compétentes, ce qui permet, là encore, de centraliser l'information et de garantir sa conformité interne.

Les bénéfices d’un logiciel de contrats comme Hyperlex ? “D’abord l’intuitivité de la solution qui associe facilité d’utilisation et d’intégration dans l’entreprise. Ensuite, la flexibilité de l’outil qui s’adapte parfaitement à nos besoins. Enfin, la réactivité des équipes d'Hyperlex qui répondent rapidement dès qu’on a besoin de quelque chose.” témoigne Jean-Baptiste Faverjon, Legal Affairs Associate au laboratoire Fill-Med.

Ce ne sont pas les seules possibilités offertes par un logiciel de gestion et d'analyse de contrats… Génération de contrats, clausier, commentaires et annotations, signature électronique, suivi statistique, connexion par API, etc., les possibilités sont nombreuses ! Vous voulez en savoir plus ?

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